Gestor documental en Wattwin

Saca el máximo provecho

¿Te imaginas disponer de todos los documentos relevantes para tus actividades diarias al alcance de tu mano de manera segura y organizada en nuestra plataforma?

Desde Wattwin disponemos de un gestor documental incorporado, con acceso rápido y fácil. Una solución completa para la gestión de archivos, permitiendo tanto el trabajo individual como la colaboración en equipo de manera eficiente y segura dentro de la plataforma.

Deja de alternar entre diferentes ventanas o aplicaciones de tus dispositivos para encontrar lo que necesitas. Con Wattwin todo estará en un solo lugar. ¿Estás listo para simplificar tu vida digital?

¿Cómo funciona?

El módulo Documentos, que encontrarás en la barra de navegación lateral, está destinado a la recopilación y gestión completa de archivos. 

Desde este lugar, tendrás acceso a un repositorio de documentos de interés. No solo podrás almacenar tus propios archivos, sino que también tendrás la posibilidad de compartir fácilmente la documentación necesaria con los demás miembros de tu equipo. Por ejemplo la política interna de la empresa, permisos, certificaciones, normativas y regulaciones...

Por esta razón, este espacio está dividido en dos secciones que se diferencian fácilmente desde el panel lateral:

• Mis documentos. Desde aquí podrás crear infinitud de carpetas de documentos y guardar, en diferentes formatos, documentación de interés para tus actividades diarias. Tendrás total libertad en modificar o archivar tanto carpetas como documentos en la plataforma.

• Documentos del equipo. Esta sección está dedicada a los documentos compartidos entre los miembros del equipo de trabajo. Esto facilita la colaboración y el acceso a la información necesaria para todos. A diferencia de la sección personal, desde este espacio únicamente el usuario con perfil de administrador tendrá la capacidad de crear, gestionar, o archivar carpetas de documentos. Sin embargo, cualquier miembro del equipo, cuáles sean sus perfiles, podrá subir archivos, a fin de alimentar las carpetas compartidas.

Paso a paso

A continuación, vamos a descubrir juntos las diferentes potencialidades de este módulo. Iniciaremos generando una carpeta única en la sección de Mis documentos y adjuntaremos archivos relacionados. Para ello:

1. Accede al módulo Documentos desde el menú lateral.

   

2. Una vez dentro, observarás un panel lateral que contiene la sección “Mis documentos” y la sección de los “Documentos compartidos con todo tu equipo de trabajo”. Pulsa en el nombre de la sección o en el botón de cada sección, para contemplar, si dispones de ellos, de una visión panorámica de todas las carpetas y sus documentos vinculados. 

   

3. Para generar una nueva carpeta en el espacio de Mis documentos, pulsa al botón de y rellena los campos con la información básica de la carpeta (nombre y descripción).

   

4. Automáticamente, en la sección Mis documentos, aparecerá la carpeta recientemente creada. Pulsando a  podrás editar la carpeta o archivarla en caso necesario.

   Recuerda, si archivas una carpeta, los documentos adjuntados en la misma se eliminarán permanentemente.

5. Para incorporar documentos de tus dispositivos, pulsa al botón de  Subir de una carpeta específica y añade el deseado. Arrastra e inserta documentos o selecciona archivos de tus carpetas.

   

6. El sistema mostrará el nuevo archivo adjuntado. Haciendo clic en  tendrás la posibilidad de descargar, editar, exportar a PDF o incluso archivar el documento.

7. Si deseas generar un documento desde 0, pulsa el botón  para introducir el nombre, descripción y señalar el tipo de documento de entre las diversas opciones posibles del desplegable. 

   

Herramientas adicionales

Biblioteca de documentos y carpetas archivadas

El gestor documental incorpora también un repositorio para consultar los documentos y carpetas archivadas a fin de recuperarlos en caso necesario.

	En una carpeta concreta, pulsa a y posteriormente a la opción Ver archivados para visualizar todos los documentos archivados de una carpeta específica. Para recuperar cualquier archivo, clic en .
	En la parte inferior del panel lateral encontraremos el botón de Carpetas archivadas, que contiene un registro de todas las carpetas archivadas. Para recuperar cualquier archivo, pulsa a .
El botón de carpetas archivadas está habilitado para todos los usuarios. La única diferencia radica en que: Los usuarios con perfiles administradores podrán visualizar y recuperar las carpetas archivadas tanto en su espacio personal como en el espacio compartido con los demás miembros del equipo. Por otro lado, los usuarios que no tengan asignados perfiles de administrador, únicamente tendrán acceso a la visualización y recuperación de las carpetas generadas en su espacio particular.

Registro de actividad de carpetas y documentos

El gestor documental también dispone de un registro de actividad que permite consultar el historial de actividad tanto de tus carpetas como de los documentos asociados a cada carpeta.

	Independientemente de la carpeta donde te ubiques, si pulsas a y posteriormente a la opción Registro de actividad podrás contemplar el historial de actividad en cuanto a los documentos. Incorpora un buscador de actividad y filtros avanzados para personalizar la búsqueda a fin de tener un seguimiento detallado de los cambios y colaboraciones.
	Adicionalmente, en la parte inferior del panel lateral, podrás consultar el registro de actividad en tus carpetas mediante el botón Registro de actividad.
Este botón, destinado al registro de actividad de las carpetas, está habilitado para todos los usuarios. La única diferencia es: Los usuarios con perfiles de administrador podrán consultar tanto la actividad en las carpetas de su espacio propio y en las carpetas compartidas para todo el equipo. Esto permitirá tener seguimiento de la actividad de los usuarios del entorno de trabajo. Mediante el buscador de actividad y los filtros avanzados, esta consulta se puede hacer de manera aún más personalizada.  En cambio, los usuarios que no tengan perfiles de administrador, únicamente tendrán acceso a la visualización del historial de actividad en las carpetas de documentos de su espacio particular. De igual manera, se incorpora un buscador de actividad y filtros avanzados para personalizar la búsqueda.