¿Cómo funciona?
Las tareas automáticas de envío de correo permiten enviar un email desde un proceso BPM de Wattwin cuando se alcanza un punto concreto del flujo.
Este tipo de tarea puede utilizarse, por ejemplo, para enviar comunicaciones automáticas al cliente, notificar a responsables internos, enviar documentación generada o avisar del avance de una oportunidad o servicio.
Desde esta sección podrás configurar las variables que determinan qué plantilla de correo se utilizará, quiénes serán los destinatarios, desde qué cuenta se enviará el correo y si se adjuntará documentación generada en la oportunidad.
Video explicativo
También puedes acceder rápidamente a las diferentes secciones de este artículo:
Ejemplo de configuración completa
Variables
En esta sección veremos todas las posibles variables que se pueden configurar en una tarea automática de envío de correo.
Estas variables permiten definir la plantilla de email, los destinatarios, la cuenta de envío y los archivos adjuntos que se enviarán junto con el correo.
1. Plantilla de correo
La plantilla de correo define el contenido del email que se enviará desde el proceso BPM.
Para que Wattwin sepa qué plantilla debe utilizar, es necesario informar la variable mailTemplateId con el ID correspondiente.
¿Cómo encontrar el ID de la plantilla en Wattwin?
Para localizar el ID de la plantilla de correo:
- Accede a Configuración > Plantillas de correo.
- Selecciona la plantilla de correo que quieres utilizar en la tarea BPM.
- Una vez dentro de la plantilla, copia el identificador que aparece en la URL. Ese será el valor que deberás informar en la variable
mailTemplateId.
-
Variable:
mailTemplateId - Valor: ID de la plantilla de correo obtenido desde la URL.
La estructura del script será similar a la siguiente:
execution.setVariableLocal("mailTemplateId", "ID_DE_LA_PLANTILLA");2. Destinatarios
Las variables de destinatarios permiten indicar a quién va dirigido el correo, quién irá en copia y quién irá en copia oculta.
Puedes informar directamente una dirección de email, una figura relacionada con la oportunidad o servicio, o combinar ambas opciones separándolas con punto y coma.
Por ejemplo, puedes enviar el correo a una dirección concreta y, al mismo tiempo, al responsable de la oportunidad.
-
Variable:
toValor de ejemplo:
nmurcia@mail.com;owner -
Variable:
ccValor de ejemplo:
owner;createdBy -
Variable:
bccValor de ejemplo:
createdBy;nmurcia@mail.com
La estructura del script será similar a la siguiente:
execution.setVariableLocal("to", "nmurcia@smail.com;owner");
execution.setVariableLocal("cc", "owner;createdBy");
execution.setVariableLocal("bcc", "createdBy;nmurcia@mail.com");Figuras disponibles
Además de direcciones de correo concretas, puedes utilizar las siguientes figuras para indicar destinatarios dinámicos relacionados con la oportunidad o servicio:
| Valor | Figura |
|---|---|
creator |
Solicitante |
owner |
Responsable |
commercialOwner |
Responsable comercial |
technicalOwner |
Responsable técnico |
customer |
Cliente |
milestoneTechnicalVisitOwner |
Responsable visita técnica |
milestoneMaterialArrivalOwner |
Responsable llegada material |
milestoneConstructionOwner |
Responsable obra |
milestonePermitRequestOwner |
Responsable solicitud permiso |
milestonePublicPermitOwner |
Responsable permiso ocupación vía pública |
milestoneCommercialVisitOwner |
Responsable visita comercial |
milestoneContractSignatureOwner |
Responsable firma contrato |
milestonePermitAcceptanceOwner |
Responsable aceptación permiso |
3. Cuenta de correo
La variable from permite indicar desde qué cuenta de correo se enviará el email.
Para que el envío funcione correctamente, la cuenta indicada debe estar previamente configurada en Wattwin.
¿Cómo encontrar la cuenta de correo en Wattwin?
Para localizar la cuenta de correo:
- Accede a Configuración > Cuentas de correo.
- Selecciona la cuenta de correo desde la que quieres realizar el envío.
- Copia el email de la cuenta configurada. Este será el valor que deberás informar en la variable
from.
-
Variable:
from - Valor: email de la cuenta de correo configurada en Wattwin.
La estructura del script será similar a la siguiente:
execution.setVariableLocal("from", "prueba@prueba.com");
4. Archivo adjunto
En una tarea automática de envío de correo también puedes configurar el envío de archivos adjuntos generados dentro de una carpeta concreta de la oportunidad.
En este caso, se puede indicar si se quiere enviar el primer documento generado, el último documento generado o todos los documentos de una carpeta determinada.
Las variables principales para configurar el archivo adjunto son:
-
Variable:
linkDescripción: indica si el fichero se enviará como enlace. Si no quieres enviarlo como enlace, informa el valor
false. -
Variable:
rangeDescripción: indica qué documento de la carpeta se enviará. Puedes utilizar
lastpara enviar el último documento generado ofirstpara enviar el primero. -
Variable:
moduleDescripción: indica de qué carpeta del detalle de la oportunidad se cogerá el fichero.
Si no se informa la variable range, se adjuntarán todos los documentos disponibles en la carpeta indicada.
Carpetas disponibles
Para seleccionar la carpeta de origen del documento, debes informar la variable module con el valor correspondiente.
| Carpeta | Valor de module |
|---|---|
| Solicitud | BP_OFFER_PV-CLIENT-APPLICATION-DOCUMENTS |
| Oferta | BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS |
| Contrato | BP_OFFER_PV-CONTRACT-DOCUMENTS |
La estructura del script para enviar el último documento generado de la carpeta de oferta sería similar a la siguiente:
execution.setVariableLocal("link", false);
execution.setVariableLocal("range", "last");
execution.setVariableLocal("module", "BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS");Si quieres adjuntar todos los documentos de la carpeta, puedes omitir la variable range:
execution.setVariableLocal("link", false);
execution.setVariableLocal("module", "BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS");
Ejemplo de configuración completa
A continuación se muestra un ejemplo de configuración de una tarea automática de envío de correo con plantilla, destinatarios, cuenta de envío y archivo adjunto:
execution.setVariableLocal("mailTemplateId", "ID_DE_LA_PLANTILLA");
execution.setVariableLocal("to", "customer;owner");
execution.setVariableLocal("cc", "commercialOwner");
execution.setVariableLocal("bcc", "createdBy");
execution.setVariableLocal("from", "prueba@prueba.com");
execution.setVariableLocal("link", false);
execution.setVariableLocal("range", "last");
execution.setVariableLocal("module", "BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS");Con esta configuración, Wattwin enviará el correo utilizando la plantilla indicada, lo dirigirá al cliente y al responsable, añadirá en copia al responsable comercial, usará la cuenta de envío indicada y adjuntará el último documento generado en la carpeta de oferta.
Después de crear el fichero BPM
Cuando hayas finalizado la automatización desde Camunda, podrás guardar el flujo y descargártelo para poderlo importar en tu espacio de automatizaciones:
- Accede a configuración > Automatizaciones
- Crea una automatización vacía, luego en Editar
-
Dentro de la página, en acciones, clic en Subir e importa el archivo descargado de Camunda
- Por último, añádelo a tus soluciones para que aparezcan en cada proceso.
Fichero BPM de ejemplo
En esta sección se adjunta un ejemplo de fichero BPM con una tarea automática de envío de correo ya configurada (descargar archivo al final del artículo).
Este fichero puede servir como referencia para revisar cómo deben informarse las variables dentro del flujo y comprobar la estructura esperada de la automatización.