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Tarea automática - Enviar mails

  • Actualización

Para crear estas automatizaciones de forma más rápida y sencilla, recomendamos utilizar Camunda Modeler. 
Al final de cada artículo encontrarás ejemplos de archivos que podrás descargar, abrir y adaptar directamente desde Camunda. Una vez configurado el archivo con la automatización que necesites, podrás importarlo fácilmente en Wattwin. 
Descarga Camunda Modeler aquí: Camunda Modeler v4.11.1

¿Cómo funciona?

Las tareas automáticas de envío de correo permiten enviar un email desde un proceso BPM de Wattwin cuando se alcanza un punto concreto del flujo.

Este tipo de tarea puede utilizarse, por ejemplo, para enviar comunicaciones automáticas al cliente, notificar a responsables internos, enviar documentación generada o avisar del avance de una oportunidad o servicio.

img1-elementos-enviomail.png
A la izquierda de la configuración BPM encontrarás la tarea automática de envío de mail. Como recomendación, lo más sencillo es copiar una tarea que ya esté configurada correctamente y modificar únicamente las variables necesarias.A la derecha encontrarás el fragmento de código asociado a la tarea. Para acceder a este código, debes clicar sobre la tarea y abrir la sección Listeners (ahí encontrarás el campo Script).

Desde esta sección podrás configurar las variables que determinan qué plantilla de correo se utilizará, quiénes serán los destinatarios, desde qué cuenta se enviará el correo y si se adjuntará documentación generada en la oportunidad.

Nota:
En este tipo de tareas, cada variable debe configurarse con el nombre exacto esperado por el proceso BPM. Si el nombre de la variable o su valor no son correctos, el envío puede no ejecutarse como se espera.

Video explicativo 

También puedes acceder rápidamente a las diferentes secciones de este artículo:

Variables

1. Plantilla de correo

2. Destinatarios

3. Cuenta de correo

4. Archivo adjunto

Ejemplo de configuración completa

Fichero BPM de ejemplo
 

Variables

En esta sección veremos todas las posibles variables que se pueden configurar en una tarea automática de envío de correo.

Estas variables permiten definir la plantilla de email, los destinatarios, la cuenta de envío y los archivos adjuntos que se enviarán junto con el correo.

1. Plantilla de correo

La plantilla de correo define el contenido del email que se enviará desde el proceso BPM.

Para que Wattwin sepa qué plantilla debe utilizar, es necesario informar la variable mailTemplateId con el ID correspondiente.

¿Cómo encontrar el ID de la plantilla en Wattwin?

Para localizar el ID de la plantilla de correo:

  1. Accede a Configuración > Plantillas de correo.
  2. Selecciona la plantilla de correo que quieres utilizar en la tarea BPM.
  3. Una vez dentro de la plantilla, copia el identificador que aparece en la URL. Ese será el valor que deberás informar en la variable mailTemplateId.
img1-plantilla-url.png
  • Variable: mailTemplateId
  • Valor: ID de la plantilla de correo obtenido desde la URL.

La estructura del script será similar a la siguiente:

execution.setVariableLocal("mailTemplateId", "ID_DE_LA_PLANTILLA");

Recomendación:
Asegúrate de seleccionar la plantilla correcta antes de copiar el ID. Si el ID corresponde a otra plantilla, el proceso enviará un contenido distinto al esperado.

2. Destinatarios

Las variables de destinatarios permiten indicar a quién va dirigido el correo, quién irá en copia y quién irá en copia oculta.

Puedes informar directamente una dirección de email, una figura relacionada con la oportunidad o servicio, o combinar ambas opciones separándolas con punto y coma.

Por ejemplo, puedes enviar el correo a una dirección concreta y, al mismo tiempo, al responsable de la oportunidad.

  • Variable: to

    Valor de ejemplo: nmurcia@mail.com;owner

  • Variable: cc

    Valor de ejemplo: owner;createdBy

  • Variable: bcc

    Valor de ejemplo: createdBy;nmurcia@mail.com

La estructura del script será similar a la siguiente:

execution.setVariableLocal("to", "nmurcia@smail.com;owner");
execution.setVariableLocal("cc", "owner;createdBy");
execution.setVariableLocal("bcc", "createdBy;nmurcia@mail.com");

Nota:
Si no se informa la variable to, el correo se enviará por defecto al cliente asociado a la oportunidad o servicio.

Figuras disponibles

Además de direcciones de correo concretas, puedes utilizar las siguientes figuras para indicar destinatarios dinámicos relacionados con la oportunidad o servicio:

Valor Figura
creator Solicitante
owner Responsable
commercialOwner Responsable comercial
technicalOwner Responsable técnico
customer Cliente
milestoneTechnicalVisitOwner Responsable visita técnica
milestoneMaterialArrivalOwner Responsable llegada material
milestoneConstructionOwner Responsable obra
milestonePermitRequestOwner Responsable solicitud permiso
milestonePublicPermitOwner Responsable permiso ocupación vía pública
milestoneCommercialVisitOwner Responsable visita comercial
milestoneContractSignatureOwner Responsable firma contrato
milestonePermitAcceptanceOwner Responsable aceptación permiso

Importante:
Si utilizas una figura dinámica, asegúrate de que esa figura está informada en la oportunidad o servicio. Por ejemplo, si utilizas technicalOwner pero no existe responsable técnico asignado, ese destinatario no podrá resolverse correctamente.

 

3. Cuenta de correo

La variable from permite indicar desde qué cuenta de correo se enviará el email.

Para que el envío funcione correctamente, la cuenta indicada debe estar previamente configurada en Wattwin.

¿Cómo encontrar la cuenta de correo en Wattwin?

Para localizar la cuenta de correo:

  1. Accede a Configuración > Cuentas de correo.
  2. Selecciona la cuenta de correo desde la que quieres realizar el envío.
  3. Copia el email de la cuenta configurada. Este será el valor que deberás informar en la variable from.
  • Variable: from
  • Valor: email de la cuenta de correo configurada en Wattwin.

La estructura del script será similar a la siguiente:

execution.setVariableLocal("from", "prueba@prueba.com");

Nota:
Si la cuenta indicada no está configurada en Wattwin, no se podrá utilizar como cuenta de envío.

 

4. Archivo adjunto

En una tarea automática de envío de correo también puedes configurar el envío de archivos adjuntos generados dentro de una carpeta concreta de la oportunidad.

En este caso, se puede indicar si se quiere enviar el primer documento generado, el último documento generado o todos los documentos de una carpeta determinada.

Las variables principales para configurar el archivo adjunto son:

  • Variable: link

    Descripción: indica si el fichero se enviará como enlace. Si no quieres enviarlo como enlace, informa el valor false.

  • Variable: range

    Descripción: indica qué documento de la carpeta se enviará. Puedes utilizar last para enviar el último documento generado o first para enviar el primero.

  • Variable: module

    Descripción: indica de qué carpeta del detalle de la oportunidad se cogerá el fichero.

Si no se informa la variable range, se adjuntarán todos los documentos disponibles en la carpeta indicada.

Carpetas disponibles

Para seleccionar la carpeta de origen del documento, debes informar la variable module con el valor correspondiente.

Carpeta Valor de module
Solicitud BP_OFFER_PV-CLIENT-APPLICATION-DOCUMENTS
Oferta BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS
Contrato BP_OFFER_PV-CONTRACT-DOCUMENTS

La estructura del script para enviar el último documento generado de la carpeta de oferta sería similar a la siguiente:

execution.setVariableLocal("link", false);
execution.setVariableLocal("range", "last");
execution.setVariableLocal("module", "BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS");

Si quieres adjuntar todos los documentos de la carpeta, puedes omitir la variable range:

execution.setVariableLocal("link", false);
execution.setVariableLocal("module", "BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS");

Recomendación:
Antes de automatizar el envío de adjuntos, revisa que los documentos se están generando correctamente en la carpeta indicada. Si la carpeta no contiene documentos, el correo podrá enviarse sin adjunto.

 

Ejemplo de configuración completa

A continuación se muestra un ejemplo de configuración de una tarea automática de envío de correo con plantilla, destinatarios, cuenta de envío y archivo adjunto:

execution.setVariableLocal("mailTemplateId", "ID_DE_LA_PLANTILLA");
execution.setVariableLocal("to", "customer;owner");
execution.setVariableLocal("cc", "commercialOwner");
execution.setVariableLocal("bcc", "createdBy");
execution.setVariableLocal("from", "prueba@prueba.com");
execution.setVariableLocal("link", false);
execution.setVariableLocal("range", "last");
execution.setVariableLocal("module", "BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS");

Con esta configuración, Wattwin enviará el correo utilizando la plantilla indicada, lo dirigirá al cliente y al responsable, añadirá en copia al responsable comercial, usará la cuenta de envío indicada y adjuntará el último documento generado en la carpeta de oferta.

Después de crear el fichero BPM

Cuando hayas finalizado la automatización desde Camunda, podrás guardar el flujo y descargártelo para poderlo importar en tu espacio de automatizaciones:

  1. Accede a configuración > Automatizaciones
  2. Crea una automatización vacía, luego en Editar

  3. Dentro de la página, en acciones, clic en Subir e importa el archivo descargado de Camunda

  4. Por último, añádelo a tus soluciones para que aparezcan en cada proceso.
Captura de pantalla 2026-06-02 a las 13.10.33.png

Fichero BPM de ejemplo

En esta sección se adjunta un ejemplo de fichero BPM con una tarea automática de envío de correo ya configurada (descargar archivo al final del artículo).

Este fichero puede servir como referencia para revisar cómo deben informarse las variables dentro del flujo y comprobar la estructura esperada de la automatización.

Nota:
Antes de utilizar el fichero BPM en un entorno real, revisa que los valores de mailTemplateId, from y module corresponden con datos existentes y válidos dentro del dominio en el que se va a aplicar.

 

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