Tarea automática - Generar documento

Para crear estas automatizaciones de forma más rápida y sencilla, recomendamos utilizar Camunda Modeler. 
Al final de cada artículo encontrarás ejemplos de archivos que podrás descargar, abrir y adaptar directamente desde Camunda. Una vez configurado el archivo con la automatización que necesites, podrás importarlo fácilmente en Wattwin. 
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Saca el máximo provecho

Las tareas automáticas de generación de documentos permiten crear documentos de forma automática dentro de una oportunidad o servicio, a partir de una plantilla previamente configurada en Wattwin.

Esta automatización resulta especialmente útil para generar documentación asociada al avance de un proceso, como solicitudes, ofertas o contratos, sin necesidad de crear cada documento manualmente.

Para configurar correctamente la tarea, deberás indicar dos elementos principales: la plantilla de documento que se utilizará y la carpeta en la que se generará el archivo.

¿Cómo funciona?

Mediante una tarea automática dentro de un proceso BPM, Wattwin puede generar un documento a partir de una plantilla configurada previamente en la plataforma.

Para ello, la tarea utiliza la variable document, que contiene la información necesaria para realizar la generación:

• template: identifica la plantilla de documento que se utilizará para generar el archivo.
• module: identifica la carpeta de la oportunidad o servicio en la que se guardará el documento generado.

De esta forma, cuando el proceso alcance la tarea automática, Wattwin generará el documento correspondiente y lo almacenará automáticamente en la carpeta indicada.

Recomendación:
Para facilitar la configuración, puedes copiar una tarea automática de generación de documentos que ya esté funcionando correctamente y modificar únicamente la plantilla y la carpeta de destino.

Elementos a tener en cuenta

Dentro del editor del proceso BPM encontrarás la tarea automática encargada de generar el documento. Desde su configuración podrás consultar o modificar las variables necesarias para definir qué documento se creará y dónde se almacenará.

Antes de configurar la tarea, asegúrate de que:

• La plantilla de documento que quieres utilizar ya está creada y disponible en Wattwin.
• Has identificado correctamente la carpeta de destino en la que quieres que se genere el documento.
• La tarea automática está ubicada en el punto adecuado del proceso para que el documento se genere en el momento esperado.

Paso a paso

A continuación, te mostramos cómo configurar una tarea automática para generar un documento desde un proceso BPM.

1. Abre el proceso BPM correspondiente y selecciona la tarea automática de generación de documento que quieras configurar.
2. Accede a la configuración de la tarea para consultar las variables que determinan el documento que se generará.
3. Localiza el código de la plantilla de documento que quieres utilizar. Este código será el valor que deberá informarse dentro de template.
4. Identifica la carpeta donde quieres que se genere el documento e informa su valor correspondiente dentro de module.
5. Construye la variable document incluyendo la plantilla seleccionada y la carpeta de destino.
6. Guarda los cambios y valida el funcionamiento del proceso para comprobar que el documento se genera correctamente en la carpeta seleccionada.

Importante:
Revisa que la plantilla y la carpeta de destino pertenecen al entorno y al tipo de proceso correspondiente. Una configuración incorrecta puede provocar que el documento no se genere o que no se guarde en la ubicación esperada.

Variables

En esta sección veremos las variables necesarias para configurar una tarea automática de generación de documento.

Plantilla de documento y carpeta donde se generará

La tarea utiliza la variable document para indicar qué plantilla debe utilizarse y en qué carpeta debe guardarse el documento generado.

¿Cómo obtener el código de la plantilla de documento?

Para informar correctamente el valor de template, primero debes localizar el código interno de la plantilla de documento en Wattwin.

1. Accede a Configuración > Plantillas de documentos.
2. Abre las herramientas de desarrollo del navegador haciendo clic derecho sobre la pantalla y seleccionando Inspeccionar.
3. Dentro del panel de inspección, accede a la pestaña Network.
4. En Wattwin, selecciona la plantilla de documento que quieres utilizar en la automatización.
5. En la pestaña Network, consulta la llamada generada al abrir la plantilla para localizar su código interno.
6. Copia el código de la plantilla. Este será el valor que deberás informar dentro del campo template de la variable document.

Nota:
Asegúrate de obtener el código de la plantilla exacta que quieres generar. Si utilizas el código de otra plantilla, el documento generado no corresponderá con el esperado.

¿Cómo configurar la variable document?

Una vez localizado el código de la plantilla, deberás construir la variable document indicando:

• template: código de la plantilla de documento que se utilizará para la generación.
• module: carpeta en la que se guardará el documento una vez generado.

La configuración final se aplicará sobre la siguiente variable:

• Variable: document
• Valor: estructura que contiene el código de la plantilla mediante template y la carpeta de destino mediante module.

Importante:
En esta automatización, template y module forman parte de la configuración incluida en document. La variable que se configura en la tarea es document.

Carpetas habituales de documentos

El valor de module determina en qué carpeta del detalle de la oportunidad se generará el documento. Las carpetas más habituales de la pestaña Documentos son las siguientes:

Por ejemplo, si quieres generar automáticamente una oferta, deberás utilizar el código de la plantilla correspondiente y asignar como carpeta de destino el valor BP_OFFER_PV-OFFER-DOCUMENTS.

Recomendación:
Antes de activar la automatización en un proceso real, prueba la generación del documento y verifica que se almacena en la carpeta correcta.

Fichero BPM de ejemplo

A continuación, puedes consultar un fichero BPM de ejemplo con una tarea automática de generación de documento ya configurada.

Este archivo puede utilizarse como referencia para revisar la estructura de la tarea y comprobar cómo se informa la variable document con la plantilla y la carpeta de destino.

Nota:
Antes de utilizar el fichero BPM en un entorno real, sustituye el código de la plantilla y la carpeta de destino por los valores correspondientes al proceso que quieras automatizar.

Descargar fichero BPM de ejemplo👇🏼: