Para crear estas automatizaciones de forma más rápida y sencilla, recomendamos utilizar Camunda Modeler.
Al final de cada artículo encontrarás ejemplos de archivos que podrás descargar, abrir y adaptar directamente desde Camunda. Una vez configurado el archivo con la automatización que necesites, podrás importarlo fácilmente en Wattwin.
Descarga Camunda Modeler aquí: Camunda Modeler v4.11.1
Saca el máximo provecho
Las tareas manuales permiten crear acciones dentro de un proceso para que una persona concreta pueda realizarlas y hacer seguimiento de ellas desde Wattwin.
Al configurar una tarea manual, puedes definir automáticamente quién será su responsable en función de la información de la oportunidad, como el solicitante, el responsable general, el responsable comercial, el responsable técnico o el responsable de un hito determinado.
De esta forma, cada tarea puede asignarse directamente a la persona adecuada según el momento del proceso, facilitando la organización y evitando asignaciones manuales.
¿Cómo funciona?
Dentro de una tarea manual, el campo Assignee permite definir quién será el responsable de ejecutar la tarea.
Este campo puede configurarse mediante variables dinámicas de Wattwin. Cuando el proceso cree la tarea, la plataforma sustituirá la variable informada por el email de la persona correspondiente en la oportunidad.
Por ejemplo, si configuras el campo Assignee con la variable ${ownerEmail}, la tarea se asignará automáticamente al responsable de la oportunidad.
Nota:
Para que la asignación se realice correctamente, la persona correspondiente debe estar informada en la oportunidad. Por ejemplo, si utilizas la variable del responsable técnico, la oportunidad deberá tener un responsable técnico asignado.
Video explicativo
Paso a paso
Para configurar el responsable de una tarea manual:
- Accede al proceso BPM en el que quieras configurar la tarea manual.
- Selecciona la tarea manual que quieras configurar o añade una nueva tarea en el punto correspondiente del proceso.
- Dentro de la configuración de la tarea, localiza el campo Assignee.
- Introduce la variable correspondiente a la persona que quieres asignar como responsable de la tarea.
- Guarda la configuración y comprueba el funcionamiento del proceso para validar que la tarea se asigna correctamente al responsable esperado.
Configuraciones
Campo Assignee
El campo Assignee permite asignar la tarea manual a una persona vinculada con la oportunidad.
Para configurarlo, deberás informar una de las variables disponibles según el tipo de responsable al que quieras asignar la tarea.
Responsables de la oportunidad
Puedes asignar una tarea manual a las siguientes figuras principales de la oportunidad:
| Variable | Responsable asignado |
|---|---|
${createdByEmail} |
Solicitante de la oportunidad |
${ownerEmail} |
Responsable de la oportunidad |
${commercialOwnerEmail} |
Responsable comercial de la oportunidad |
${technicalOwnerEmail} |
Responsable técnico de la oportunidad |
Por ejemplo, si quieres que una tarea relacionada con la revisión técnica se asigne automáticamente al responsable técnico de la oportunidad, deberás informar el campo Assignee de la siguiente manera:
${technicalOwnerEmail}Ejemplo:
Si la oportunidad tiene asignada a una persona como responsable técnico, Wattwin utilizará su dirección de correo para asignarle automáticamente la tarea manual.
Responsables de los hitos
También puedes asignar tareas manuales al responsable de un hito concreto del proceso.
Para ello, utiliza la siguiente estructura en el campo Assignee:
${{field_del_hito}OwnerEmail}Sustituye {field_del_hito} por el campo correspondiente al hito cuyo responsable quieres asignar a la tarea.
Los hitos disponibles por defecto son los siguientes:
| Hito | Field | Variable para Assignee |
|---|---|---|
| Visita comercial | commercialVisit |
${commercialVisitOwnerEmail} |
| Visita técnica | technicalVisit |
${technicalVisitOwnerEmail} |
| Solicitud de material | materialRequest |
${materialRequestOwnerEmail} |
| Llegada de material | materialArrival |
${materialArrivalOwnerEmail} |
| Obra | construction |
${constructionOwnerEmail} |
| Solicitud de permiso | permitRequest |
${permitRequestOwnerEmail} |
| Aceptación de permiso | permitAcceptance |
${permitAcceptanceOwnerEmail} |
| Permiso de ocupación de vía pública | publicPermit |
${publicPermitOwnerEmail} |
| Firma de contrato | contractSignature |
${contractSignatureOwnerEmail} |
Por ejemplo, si quieres que una tarea de revisión posterior a la visita técnica se asigne al responsable de ese hito, deberás indicar:
${technicalVisitOwnerEmail}Importante:
Si utilizas el responsable de un hito, asegúrate de que dicho hito tiene un responsable asignado en la oportunidad. Si el campo no está informado, la tarea no podrá asignarse automáticamente a esa persona.
Ejemplos de configuración
A continuación, se muestran algunos ejemplos habituales para configurar el campo Assignee de una tarea manual:
| Necesidad | Valor de Assignee |
|---|---|
| Asignar la tarea al responsable general de la oportunidad | ${ownerEmail} |
| Asignar una revisión comercial al responsable comercial | ${commercialOwnerEmail} |
| Asignar una validación técnica al responsable técnico | ${technicalOwnerEmail} |
| Asignar una tarea asociada a la obra al responsable del hito de obra | ${constructionOwnerEmail} |
| Asignar una tarea asociada a la firma al responsable de la firma de contrato | ${contractSignatureOwnerEmail} |
Recomendación:
Antes de publicar o activar el proceso, prueba la creación de la tarea manual con una oportunidad de ejemplo para comprobar que se asigna al responsable esperado.
Ejemplo de archivo BPM
En esta sección se adjunta un ejemplo de fichero BPM con una tarea manual ya configurada (ver final del artículo).
Este fichero puede servir como referencia para comprobar la estructura esperada de la automatización.
Nota:
Antes de utilizar el fichero BPM en un entorno real, revisa que el valor de stageId corresponde con una etapa existente en el tablero del dominio en el que se va a aplicar.
Descarga el fichero aquí para poder usarlo 👇🏼: