Saca el máximo provecho
La creación de tareas es una de las características principales de Wattwin y puede beneficiarte de varias maneras:
- A mantener un registro organizado de tus actividades.
- Colaborar con tu equipo de manera más eficiente.
- Mejorar tu productividad al mantener un seguimiento adecuado del progreso de cada tarea.
¿Cómo funciona?
Para crear tareas en Wattwin, puedes añadirlas desde el mismo proceso de oportunidades y servicios y luego controlar su evolución global desde el módulo tareas en la barra lateral izquierda.
Desde allí, tendrás la opción de crear nuevas tareas y asignarlas a los responsables correspondientes. Puedes asignar una tarea a un responsable específico para que se encargue de su seguimiento y ejecución, o incluso asignarla a un grupo de profesionales si es necesario. Así como indicar prioridad y fechas de vencimiento.
De esta manera, podrás hacer seguimiento de tu agenda y/o distribuir las responsabilidades de manera efectiva y asegurarte de que cada tarea esté en manos adecuadas.
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Paso a paso
Hay varias vías para crear tareas nuevas en tus procesos.
Módulo Oportunidades o Servicios
Desde el menú de navegación lateral:
- Accede a oportunidades o servicios y haz clic en un registro de cualquier etapa en tu proceso de venta o instalación.
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Una vez dentro, en la misma instancia, clic botón + en el espacio de Tareas pendientes.
- Rellena los datos requeridos para generar una tarea.
- Una vez creada, tanto en el resumen de Tareas pendientes como en la pestaña de Tareas podrás visualizar todos los hitos o actividades específicas que hayas creado para tu proceso de venta o instalación.
- Ingresa en una tarea específica para verla o modificar cualquier campo si fuese necesario. Clic en el botón “Completar” para darla como finalizada.
Módulo Tareas
Esta sección está pensada para la visualización y gestión de todas las tareas que tienes asignadas o sobre las cuáles tienes visibilidad, de esta manera, puedes ver el global del trabajo pendiente, las fechas, prioridades... y te permite gestionar más de una tarea a la vez.
Para acceder al espacio, selecciona Tareas desde el menú de configuración lateral. También podrás crear una o varias tareas nuevas arriba a la derecha en el botón "Nueva" y rellenando la información requerida.
- En la primera vista encontrarás el Calendario. El calendario permitirá tener una visión general de todas tus tareas con este formato. Personaliza los periodos de visualización (vista por día, semana laboral, semana y mes).
A través del calendario interactivo podrás programar tareas nuevas (para una hora concreta o para todo el día), editarlas y cambiar fechas (de manera manual o arrastrándolas por el calendario). Además, haciendo clic en una tarea que está en progreso (identificadas por color azul), podrás marcarla como completada (y cambiará a color verde) desde aquí mismo.
Si eres perfil manager o administrador también podrás llevar a cabo un seguimiento de todas las tareas asignadas a tus equipos o a proyectos concretos mediante la creación y asignación libre de múltiples filtros. Además de decidir si compartir con los demás miembros de tu equipo los filtros creados. -
Ingresa a la vista Lista, donde dispondrás de una agenda que permitirá focalizarte en las actividades de hoy, ver lo más prioritario, cambiar el estado o reasignarlas (si fuera necesario), y hacer un seguimiento y control exitoso de tus tareas.
• Dispone del listado de tareas organizadas y ordenadas por fecha de vencimiento, fecha de realización y fecha de finalización.
• Para que las tareas finalizadas no entorpezcan tu visión podrás activar la ocultación de estas.
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Accede a la vista Tabla y podrás exportar todas las tareas en formatos diferentes (Excel, .csv, .json y .ics). El formato .ics te permitirá agregar tus tareas a tus propios calendarios habituales también. Puedes ver más información sobre estas descargas al final del artículo.
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Para visualizar las fechas de entrega de cada tarea, puedes acceder a la vista Cronograma, que presenta un formato similar a un diagrama de Gantt.
Menú global de tareas
El botón , ubicado en la parte derecha de la cabecera, permite ver tus tareas asignadas desde cualquier instancia de la plataforma, sin necesidad de cambiar de pantallas. Pero no solo eso, sino que también permite crear de nuevas, editar parámetros y completar las existentes en cualquier momento.
Una vez accedas a él, se abrirá el menú global de tareas que muestra todas las actividades asignadas para el espacio en el que estás trabajando. Si en Wattwin trabajas en varios espacios, podrás ver las tareas específicas de cada uno de ellos o incluso ver todas las tareas de todos los espacios de manera conjunta. |
Desde este centro de control de tareas, podrás generar tareas en los espacios que requieras:
- Elige el espacio requerido desde el selector de la parte superior.
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Pulsa en “+ Nueva tarea” y rellena los campos necesarios para generar tareas al instante.
- Ingresa en una tarea específica para verla más detalladamente o modificar cualquier campo si fuese necesario. En caso de darla como finalizada, clic en el botón “Completar”.
Desde este espacio, además, podrás visualizar las tareas en base a diferentes vistas, y hacer una búsqueda más precisa con los filtros avanzados o con el buscador inteligente.
¿Cómo descargar o exportar tareas?
Desde Wattwin, tienes la posibilidad de descargar el listado de tareas, en varios formatos, para garantizar que todos los procesos de venta e instalación de tu negocio estén organizados y supervisados de manera efectiva.
Tendrás flexibilidad a la hora de descargártelas, ya que podrás hacerlo de dos maneras diferentes, dependiendo del enfoque que mejor se adapte a tus necesidades y a cada momento:
Desde una oportunidad o servicio concreto
En este enfoque, puedes acceder al listado de tareas específicas relacionadas con una oportunidad de venta o un servicio en particular.
En el espacio de una oportunidad o servicio, desde la pestaña Tareas y la vista Tabla, tendrás la opción de obtener el listado de tus tareas vinculadas. Si así lo deseas, puedes personalizar la descarga incorporando los filtros deseados.
Por ejemplo, podrás transferir todo el listado de tareas de una oportunidad concreta para ver la cantidad, tipo, prioridad, responsables activos… O, por ejemplo, guardar el listado de tareas de esa misma oportunidad en las que únicamente haya participado un responsable específico.
Esto resulta útil para conocer las actividades que se han abordado, el periodo de tiempo en el que se han llevado a cabo, las tareas pendientes y completadas, y los responsables que han estado y están al mando de cada una de ellas. Esta acción, sin duda, facilita la focalización en las tareas relevantes, la gestión y el seguimiento de su progreso.
Desde el módulo tareas
El sistema también permite acceder al listado de tareas desde el módulo dedicado exclusivamente a la gestión de las mismas. Desde aquí puedes ver todas las tareas pendientes y completadas, independientemente de la oportunidad o servicio al que estén asociadas.
Ingresa en el módulo Tareas, desde el menú lateral, y en la vista Tabla, para poder descargarte todo el listado de actividades en las que tu equipo de trabajo ha estado y está focalizado. Mediante los filtros avanzados, podrás personalizar la búsqueda basándose en a los tipos de tareas, responsables, clientes, procesos… entre otros, además de acotar la extracción sobre fechas determinadas.
Esto proporciona una visión general de todas las tareas de tu negocio, lo que te permite desempeñar la acción de supervisión y control de las actividades diarias de tu equipo, además de elaborar análisis y tomar decisiones informadas para garantizar un funcionamiento eficiente en base a una planificación y asignación de recursos óptima.
Además, cualquier tarea específica que tengas en tu espacio de Wattwin podrás exportarla a tu calendario de Outlook o Google siempre que tenga la fecha de realización indicada. Simplemente haciendo clic en esa tarea, se abrirá una ventana emergente y podrás indicarlo desde el botón "Acciones". |