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Saca el máximo provecho
Crea documentos personalizados en minutos y con total autonomía. Con el nuevo editor, puedes generar facturas, contratos u otros documentos sencillos que se llenan automáticamente con la información de cada proyecto.
¿Cómo funciona?
👀 Ir a:
Mi espacio > Configuración > Plantillas de documentos
El Editor interactivo te permite combinar distintos tipos de contenido en un mismo documento. Puedes usar las plantillas predeterminadas que te ofrece Wattwin (accediendo al centro de recursos) y editarlas, o bien crearlas desde cero con bloques de contenido, añadir imágenes, variables e incluso añadir el campo de firma para agilizar el proceso a tus usuarios finales.
Paso a paso
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Desde el menú principal de la barra lateral, abajo a la izquierda, clic en “Mi espacio” y “Configuración”.
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En el apartado de Plantillas, haz clic en “Plantillas de documentos”, donde encontrarás varias plantillas predeterminadas.
- Clic en "Crear" arriba a la derecha.
- Rellena los datos requeridos en el modal que se abrirá. Es importante identificar bien el campo "Entidad". Este campo tiene dos implicaciones. Por un lado, indicará las variables que podrás añadir en la plantilla, y, por otro lado, el lugar donde podrás generarlo. Por ejemplo, si la entidad es Oportunidades, podrás añadir variables relacionadas con tus oportunidades.
- Sigue completando los campos de Idioma:
- El primer campo, se refiere a la etiqueta que será visible sobre el idioma en el que crearás esta plantilla.
- El siguiente campo, "Idioma de variables dinámicas", define en qué idioma se mostrarán las variables cuando se genere el documento final.
- En el mismo modal, al finalizar, selecciona la opción WattDoc como formato tipo para crear la plantilla dinámica e interactiva.
| Los bloques de contenido constituyen la estructura del contenido de tus plantillas de documentos. Arrastra y suelta los bloques de contenido de esta pestaña a la página. Cuando añades varios bloques, se colocarán unos con respecto a otros, utilizando un sistema de tipo cuadrícula para alinear los bloques entre sí. Cada bloque de contenido contiene sus propiedades y la posibilidad de eliminarlo si se requiere. |
Estos son los bloques del editor (haz clic en cada uno para ver los detalles):
Texto
- Arrastra el bloque Texto para añadirlo a tu página.
- Resalta el texto y aplícale estilo al párrafo usando la barra de herramientas superior. Puedes cambiar la tipografía y las dimensiones de la fuente al texto seleccionado.
- Luego ve a Propiedades para añadir un color de fondo y ajustar marcos y márgenes.
- Si quieres también puedes duplicar un campo de texto o eliminarlo.
Imagen
- Arrastra el bloque Imagen para añadirlo a tu página. No te preocupes si se añade en una posición diferente, siempre puedes arrastrar cualquier campo donde desees.
- Pulsa y ve a Propiedades para subir una imagen. Por defecto, Wattwin facilita las imágenes de tu espacio (por ejemplo, el logo de empresa). O también puedes subir un archivo de tu PC. También puedes editar otros parámetros como alinear la imagen (izquierda, centro, derecha), añadir un color de fondo a la imagen, un relleno, márgenes, entre otros.
- Si quieres también puedes duplicar la imagen o eliminarla.
Espaciado
- Arrastra el bloque Espaciado para añadirlo a tu página. Este tipo de bloque permite generar un espacio en la página, que podrás ampliar según tus preferencias.
- Igual que con los otros bloques, puedes duplicarlo y eliminarlo si se requiere.
Firmas
Este elemento estará habilitado solamente cuando dispongas de esta integración en tu espacio.
- Arrastra el bloque de firma para añadirlo a tu plantilla de documento.
- Ve a Propiedades para editar la posición, añadir (si fuera necesario), color de fondo, entre otros parámetros, como el rol del firmante que se explica en el siguiente paso.
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Además, en las Propiedades del bloque, puedes indicar el rol del firmante para que cada vez que se añada esta plantilla y se cree un sobre de firmas, siempre se añada el destinatario por defecto con el nombre de la persona con este rol (en el ejemplo, Responsable técnico).
Truco: como se muestra en el ejemplo, el campo Firma se ha movido directamente debajo del texto 'firma del técnico'. Esto se logró añadiendo un espaciado lateral que asegura que el campo firma permanezca en su posición deseada:
- Asegúrate de haber indicado previamente el contacto que deberá firmar en tu oportunidad o servicio para que en el sobre de firmas se vea correctamente:
- Así es como se vería cuando generes el documento y abras el sobre de firmas:
| El área de Diseño te permite configurar los colores y dimensiones para los textos y títulos (párrafo, encabezado 2, encabezado 3, etc.). Además, puedes definir el color de fondo para todas las páginas del documento que estás creando. Esto asegura una personalización completa de la apariencia visual de tus documentos. |
Nota: si deseas cambiar el color de fondo a una única página y no a todas, ve a la parte superior de la página y accede a Propiedades (tal y como se indica a continuación).
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Las variables son campos que completan automáticamente información en tus documentos. A continuación verás las variables más utilizadas (como cliente, fecha, y precio) visibles en un primer nivel sin necesidad de buscarlas dentro de menús o modales, para agilizar el proceso de configuración. Recuerda: dependiendo de la Entidad indicada en el momento de creación de la plantilla, solamente estarán disponibles las variables relacionadas con dicha entidad. Nota: los colores resaltados solo son visibles en el editor, no en el documento final. |
- Para añadir una variable, clica en el icono copiar de la variable deseada y,
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Pégala en el bloque de texto (ten en cuenta que no puedes arrastrarlo, solo copiar y pegar).
- Además, puedes añadir otras múltiples variables desde el botón Añadir.
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Las variables pueden verse de dos maneras dependiendo de si has seleccionado o no una instancia (es decir, botón Previsualizar):
Vista de la variable sin previsualizar Vista de la variable con previsualización
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Los formularios son campos a rellenar por el usuario que genera el documento. Para añadir un formulario, haz clic en el icono del formulario deseado y pégalo en tu plantilla en el bloque de texto, para que cuando el cliente lo rellene, este aparezca en el documento. Nota: los colores resaltados en amarillo solo son visibles en el editor, no en el documento final. |
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Para añadir campo del formulario, clica en el icono copiar y, pégala en el bloque de texto (ten en cuenta que no puedes arrastrarlo, solo copiar y pegar).
- Además, puedes añadir otros campos personalizados desde el botón Añadir.
| Si lo deseas, puedes añadir un encabezado o pie de página. Solo tienes que colocar el cursor en la parte superior o inferior de la página y hacer doble clic para añadir/editar el texto y sus propiedades. |
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Esta configuración determinará cómo verán y reconocerán los usuarios el documento una vez generado. Desde aquí, puedes personalizar el nombre de la plantilla utilizando variables, seleccionar el formato de generación (PDF o WattDoc) y activar la opción "Permitir editar", que permite modificar el documento final sin cambiar la plantilla original, ideal para ajustes puntuales sin afectar el diseño base. Importante: esto solo estará permitido para formato WattDoc, nunca para PDF. |
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Para que tu equipo pueda utilizar la plantilla de documento creada, primero debes asegurarte de que está incluida en la solución o soluciones que desees. Para ello, desde el menú lateral, accede a: Mi espacio > Configuración > Solución. Entra en una solución y en la pestaña Documentos, añádela.
Después, podrás generar el documento creado en tu oportunidad o servicio y crear el sobre de firmas si fuera necesario (recuerda que para que se abra el sobre, este tiene que haber sido guardado en PDF en ajustes de la plantilla explicado anteriormente). |