Aviso: la configuración del Portal solicitante que se explica en este artículo requiere perfil de full admin. Si no lo tienes, pídeselo a un full admin de tu organización.
Saca el máximo provecho
El Portal solicitante permite que las personas que rellenan un asistente consulten en qué punto está su solicitud, sin llamar, sin escribir y sin entrar en la oportunidad ni en el proceso.
- El solicitante consulta el estado de su solicitud cuando quiere.
- Tú decides qué información del proceso ve, solución a solución.
- Cada solicitante ve solo las solicitudes que ha hecho.
- Menos llamadas y correos para informar del estado de cada solicitud.
¿Cómo funciona?
Cuando un usuario invitado rellena un asistente en Wattwin, por ejemplo una oferta residencial, se genera una solicitud. Todas las solicitudes aparecen en el listado de solicitudes. Al abrir una, el solicitante ve los datos de la solicitud y del cliente.
En la pestaña Seguimiento consulta el estado y los documentos que hayas compartido, sin entrar en la oportunidad. Tú decides qué se comparte desde la solución, en la pestaña Portal solicitante. Si no activas la publicación del proceso, Seguimiento no muestra información.
Así, el solicitante sabe en qué punto está su solicitud sin tener que preguntar, y tu equipo recibe menos consultas.
Paso a paso
Hay tres partes: configurar qué ve el solicitante, consultar las solicitudes y ver cómo se refleja en el proceso.
Configurar el Portal solicitante en la solución
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Pulsa Mi espacio, abajo en el menú lateral, y elige Configuración. Busca Soluciones con el buscador y abre la solución que quieras configurar.
- Entra en la pestaña Portal solicitante. Si no la ves, usa las flechas de la derecha de las pestañas para desplazarte.
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En Publicación Portal Solicitante, activa el interruptor Publicar en Portal Solicitante procesos de esta solución. Viene desactivado por defecto.
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En Configuración del detalle del proceso, define:
- Nombre: cómo se muestra el nombre del proceso.
- Descripción: un texto descriptivo.
- Referencia del proceso: si se muestra y, en ese caso, si es la interna o la externa.
- Etapa: si la activas, se muestra el nombre público de la etapa, no el interno.
Nota: el nombre interno y el nombre público de cada etapa se definen en Configuración > Tableros.
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Elige qué documentos y documentos de formulario del proceso verá el solicitante. Funciona igual que en el Portal cliente.
- Pulsa Publicar para que la información quede visible en la pestaña Seguimiento.
Consultar el listado de solicitudes
Desde el listado ves de un vistazo todas las solicitudes.
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En el menú lateral, pasa el ratón por el icono de la diana y pulsa Solicitudes.
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Cada solicitud aparece en una tarjeta con la persona que la ha hecho, el identificador, el estado (por ejemplo, Finalizado), cuándo se creó, el canal de entrada y el asistente que se ha utilizado. Pasa el ratón por la fecha, el canal y el asistente para ver más detalle.
Debajo, la tarjeta muestra los datos del cliente: nombre, NIF, dirección, y teléfono y correo del contacto.
- Usa el buscador y los filtros para encontrar una solicitud. Con el desplegable Todas las solicitudes puedes elegir ver solo las que has hecho tú. Arriba verás cuántas solicitudes se muestran.
- Pulsa la tarjeta para abrir el detalle de la solicitud.
Consultar el detalle de una solicitud
El detalle reúne la información de la solicitud y su seguimiento.
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En la cabecera verás el localizador, el asistente, el solicitante, el canal de entrada y el asistente de captación.
Si la solicitud está Finalizada, también verás la fecha de finalización.
- La cabecera incluye un bloque con los datos del cliente.
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Abre la pestaña Seguimiento para ver la información del proceso que hayas configurado en el Portal solicitante: el estado del proceso (por ejemplo, En curso), el nombre y la referencia. Al entrar, también verás los datos del cliente y los documentos que hayas hecho públicos.
La pestaña se titula Seguimiento de los procesos y muestra el avance público de cada proceso vinculado a la solicitud. Cada proceso aparece en una tarjeta con su referencia y nombre, su estado (por ejemplo, En curso), una barra con el avance por etapas y su fecha. Si ninguno es visible, verás el mensaje Esta solicitud no tiene ningún proceso visible.
- Si la solicitud está en Borrador, pulsa Seguir editando solicitud para retomar el asistente de captación donde lo dejaste.
Consultar los documentos de un proceso
Desde Seguimiento, el solicitante puede abrir cada proceso y trabajar con los documentos que hayas hecho públicos.
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En la tarjeta del proceso, pulsa Ver más. Se abre el proceso con la pestaña Documentos, donde verás las carpetas públicas y los archivos que contienen.
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Para descargar un archivo, pulsa los tres puntos del archivo y elige Descargar.
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Para subir documentos, pulsa Subir, arrastra los archivos o pulsa Selecciona varios archivos y, al terminar, pulsa Guardar.
¿Cómo se ve en el proceso?
Quien gestiona la oportunidad también puede ver qué se ha compartido con el solicitante.
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Abre el proceso. Si su información está compartida, verás un icono junto al nombre. Al pasar el ratón por encima, aparece el mensaje El proceso está publicado en el Portal Solicitante.
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En la sección de documentos, las carpetas que has hecho públicas llevan la etiqueta Publicada en Portal Solicitante. Si también están en el Portal cliente, verás además Publicada en Portal Cliente.
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Para ver qué ha pasado con los documentos, pulsa los tres puntos de la carpeta y elige Registro de actividad. Si el solicitante sube un documento, quedará registrado ahí con el nombre de la persona que lo ha subido.
Saber más
Si tienes dudas sobre la configuración, escribe a customer@wattwin.com. Estaremos encantados de ayudarte.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un solicitante?
Es la persona que rellena un asistente y envía una solicitud. Normalmente es un usuario invitado de tu organización.
¿Tengo que activar el Portal solicitante en cada solución?
Sí. Se configura en cada solución. Si no activas Publicar en Portal Solicitante procesos de esta solución, la pestaña Seguimiento no mostrará información del proceso.
¿Qué diferencia hay con el Portal cliente?
Son independientes. El Portal cliente es para tus clientes finales. El Portal solicitante es para las personas que rellenan los asistentes y quieren ver cómo va su solicitud. La configuración en la solución es muy parecida, por eso verás pasos similares.
¿El solicitante puede entrar en la oportunidad?
No. Solo ve la información que tú has decidido compartir en la pestaña Seguimiento, como el estado, los datos del cliente y los documentos públicos.
¿El solicitante ve el nombre interno de la etapa?
No. Se muestra el nombre público de la etapa, que defines en Configuración > Tableros.