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La gestión de los Certificados de Ahorro Energético (CAEs) implica coordinar documentación, cálculos, verificaciones y expedientes en un proceso que, cuando escala, suele volverse complejo y poco eficiente.
En Wattwin hemos diseñado un entorno específico para la gestión de CAEs, especialmente para comercializadoras y distribuidoras que necesitan operar con volumen, trazabilidad y seguridad, reduciendo tiempos y errores operativos.
La idea de Wattwin es centralizar todo este proceso en una única plataforma: gestión documental, cálculo automático del ahorro y preparación de la información necesaria para la verificación y la emisión.
Este artículo te explica cómo se estructura la gestión de CAEs en Wattwin y qué valor aporta.
Índice de contenidos:
- Una solución específica para CAEs
- Cómo crear una actuación (fichas y listado general de actuaciones)
- Actuaciones: la unidad clave del ahorro
- Documentos
- Cálculo automático del ahorro
- Generación automática de documentación (AcroForms)
- Preparación de expedientes
- Configura el precio de adquisición del CAE por defecto
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Paso a paso
Una solución específica para CAEs
En primer lugar, para poder trabajar con CAEs, es preciso que se active la gestión de CAEs desde la solución específica predeterminada por Wattwin:
Esta solución viene creada en Wattwin una vez se habilita. También, si fuera necesario, puedes duplicarla para crear nuevas soluciones de CAEs adaptadas a la operativa de cada empresa. Esto permite que los departamentos que gestionan CAEs trabajen en un entorno adaptado a su operativa real.
Desde cada solución CAE es posible:
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Activar la gestión de CAEs (por defecto siempre estará marcado). Esta activación sirve para habilitar la pestaña para su gestión en una oportunidad (lo veremos más adelante).
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Definir qué tipos de fichas de actuación se gestionan. Puedes añadir o quitar tantas fichas de actuación dependiendo como se quiera organizar dichos trámites.
Cómo crear una actuación
Veamos ahora cómo proceder con la gestión desde Wattwin.
En el menú lateral, acceder a CAEs:
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Haz clic en Catálogo de fichas, para visualizar todas las fichas que existen de todos los sectores. Desde aquí puedes ver su descripción y también filtrar por un sector específico para ser más preciso.
Si quieres, también puedes ver la documentación requerida para cumplimentar de cualquiera y descargarla, así como también tienes a tu disposición una Calculadora para simular los ahorros.
Nota: este catálogo de fichas se actualizará periódicamente en función de las novedades publicadas por el Ministerio para la Transición Ecológica. Se irán incorporando nuevas versiones, manteniendo siempre las anteriores disponibles.
Y, desde el botón Acciones, también podrás Crear una actuación al momento de esa ficha (ver a continuación):
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Haz clic en Actuaciones, para visualizar el listado general de trámites en marcha:
En este apartado podrás también crear una nueva actuación, e indicar el cliente, la dirección (muy importante este campo), el sector y tipo de ficha de la actuación:
Actuaciones: la unidad clave del ahorro
Como ya hemos dicho, cada CAE se gestiona a través de una actuación, que representa el ahorro energético asociado a un propietario final.
Las actuaciones permiten:
Identificar al propietario del ahorro.
Vincular una ficha de tipo estandarizada o singular. Se entiende por estandarizadas aquellas incluidas en el Catálogo; y singulares, aquellas más complejas, no incluidas en el catálogo.
Controlar el estado de la actuación a lo largo del proceso.
Mantener la trazabilidad completa desde el origen hasta la emisión.
Una misma empresa puede gestionar múltiples actuaciones en paralelo, incluso para un mismo cliente, que se gestionarán como oportunidades, manteniendo siempre la información separada y ordenada.
Por eso, si te encuentras en el listado de actuaciones, puedes elegir la que estés gestionando y se mostrará el detalle correspondiente. En la pestaña Procesos, podrás ver en qué estado se encuentra la actuación (o actuaciones, en su debido caso).
También podrás ver todas las actuaciones que tu empresa esté gestionando y comprobar en qué etapa del proceso están desde Oportunidades o Servicios y, en el Tablero CAEs (que se generará automáticamente). Desde aquí, también podrás administrarlas:
Recuerda que, en cada proceso, puedes crear una o varias actuaciones en paralelo, si es preciso porque el cliente lo requiere.
Cuando estés dentro de una actuación, además, deberás indicar varios parámetros desde la vista superior:
- Indicar el estado de la actuación (es importante para tener controlada la etapa en la que se encuentra).
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Añadir valores del ahorro del convenio CAEs:
- Editar las fechas de inicio y fin de la actuación (estos datos son necesarios para cumplimentar la documentación requerida además de poder continuar con la fase de verificación y posterior emisión de tu gestión):
Veamos ahora cuáles son los pasos a seguir en la tramitación de cada actuación. Continúa leyendo:
1. Documentos
Uno de los puntos críticos en los CAEs es la documentación. Wattwin incorpora un gestor documental estructurado por actuación, donde se centralizan todos los documentos necesarios para cerrar la ficha:
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Toda la documentación quedará organizada y preparada tanto para verificadores externos como para auditorías internas, evitando pérdidas de información o inconsistencias entre expedientes.
2. Cálculo automático del ahorro
Wattwin elimina la dependencia de hojas de cálculo externas.
Cada actuación incorpora una calculadora integrada, alineada con los campos definidos en la ficha oficial correspondiente. Los datos:
Se introducen una sola vez
Quedan persistidos en la actuación
Se recalculan automáticamente cuando corresponde
Esto garantiza coherencia entre datos, documentación y resultado final del ahorro energético.
3. Generación automática de documentación (AcroForms)
Para reducir errores y tiempo operativo, Wattwin permite trabajar con plantillas PDF tipo AcroForm, documentos interactivos que automatizan el rellenado de información a partir de los datos introducidos y de los cálculos realizados en la plataforma.
Gracias a estas plantillas, los documentos se completan automáticamente, evitando la introducción manual de datos. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también reduce el riesgo de errores.
Además, al no tener que transcribir la información manualmente, se mantiene una mayor precisión en los datos y una mayor coherencia entre los cálculos realizados en Wattwin y el documento final generado. Vemos el ejemplo a continuación:
Esta funcionalidad resulta especialmente útil en procesos de verificación y en empresas que gestionan un gran volumen de actuaciones, ya que permite trabajar de forma más ágil, precisa y eficiente.
4. Preparación de expedientes y envíos
Cuando se han subido y cumplimentado toda la documentación requerida, llega el momento de verificar o emitir CAEs; Wattwin facilita la agrupación de actuaciones en expedientes (es decir, se generará un único expediente por cada actuación o podrías vincular varias actuaciones si fuera el caso), permitiendo:
Agrupar actuaciones por criterios operativos.
Preparar automáticamente la documentación requerida
Generar ZIPs listos para su envío, con nombres y estructura normalizada
Para crear un Expediente de verificación, tienes tres maneras:
Desde una Actuación > pestaña Expedientes vinculados > + Crear:
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Desde el menú lateral, sigue estos pasos; haz clic en Expedientes de verificación > Crear > Vincular:
Para poder vincular una actuación a un expediente, es necesario que ambos tengan informada la misma comunidad autónoma.
Además, el expediente deberá tener definidas las fechas de inicio y fin del proceso. Si no se cumplen estas condiciones, el sistema no permitirá realizar la vinculación. Mediante una automatización (contáctanos para gestionarlo).
Cuando hayas creado el expediente de verificación incluyendo una o varias actuaciones, comprueba que todos los documentos están subidos y son definitivos. Después, puedes generar el archivo comprimido que agrupará toda la documentación subida, por carpetas idénticas a las secciones.
Desde Wattwin recomendamos que, antes de generar el archivo definitivo comprimido (donde se incluirá toda la documentación requerida), archives aquellos documentos de las actuaciones que no sean definitivos, con el fin de no comprimirlos todos, y evitar así confusiones.
5. Emisión de expedientes
Estás en el último paso para gestionar los CAEs. Como ya has generado el archivo comprimido, solo te queda emitir el expediente para que quede completamente cerrado y listo para enviar, asumiendo que el expediente ha sido verificado por completo.
Para hacerlo, desde el expediente de verificación, en el botón Acciones, puedes +Crear el expediente de emisión. También, si cambias el estado del expediente a Verificado, aparecerá un mensaje preguntándote si deseas emitir el expediente:
Configura el precio de adquisición del CAE por defecto
Accede al menú lateral Mi espacio > Configuración > Gestión de CAEs (si dispones de permisos de administrador) para añadir las fichas estandarizadas que quieras gestionar en tu espacio y configurar sus parámetros, como el valor en €/kWh asociado al ahorro energético.
En cada una de las fichas de actuación disponibles podrás definir el precio de adquisición del CAE que se aplicará automáticamente al crear una nueva actuación.
Aun así, este valor podrá modificarse manualmente en cada ficha de actuación siempre que lo necesites.
La gestión de CAEs en Wattwin está en evolución y muy pronto estará disponible para nuestros clientes. Si eres una comercializadora o distribuidora y quieres conocer cómo esta solución puede ayudarte a centralizar la documentación, automatizar cálculos y agilizar tus procesos de CAEs, contacta con nuestro equipo para una demo.