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Saca el máximo provecho
En Wattwin te ofrecemos la posibilidad de automatizar tus procesos empresariales. Manejar flujos de trabajo de manera eficiente, automatizar tareas basadas en condiciones y analizar métricas clave para mejorar el rendimiento en tu negocio.
¿Quieres enviar notificaciones de bienvenida, solicitar información y documentos necesarios o bien enviar un correo electrónico cuando hayas ganado una oportunidad de venta de forma automática?
En este artículo te explicamos cómo, para que pueda resultarte más sencillo para tus procesos.
¿Cómo funciona?
Podrás añadir y configurar tus automatizaciones (workflows) para tu flujo de trabajo desde la barra lateral en Mi espacio/Configuración.
Tendrás que especificar si el tipo de automatización será para ventas, servicio o mantenimientos. Cuando hayas creado el flujo, añádelo a la solución y todas las ventas que entren por esa solución adoptarán ya esa automatización.
Paso a paso
Partimos de una situación real
Crear automatización
- Selecciona Mi espacio/Configuración abajo en la barra lateral del menú principal.
- Accede al bloque de Automatizaciones.
- Dentro de esta instancia, clic arriba a la derecha en el botón “Crear”.
- Nombra tu automatización y selecciona qué tipo de flujo vas a llevar a cabo en el desplegable (ventas, servicio o mantenimiento). En este caso, será Ventas.
- Una vez creado, clic arriba a la derecha en el botón "Editar".
- En la interfaz de nuestro flujo, vemos:
‣ En la parte izquierda, los principales elementos para modelar nuestro proceso de negocio.‣ En la parte central, tenemos el lienzo para representar los objetos gráficos visuales de nuestro proceso.
Diseñar (editar) flujo: evento inicial
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Todo proceso tiene que empezar con un evento (inicial) y cerrar con otro evento (final).
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Por defecto siempre mostrará el evento de inicio (redonda). Haz doble clic para nombrarlo.
Por ejemplo: oferta de firma aceptada. Esto significa que el proceso se disparará cuando llegue a este evento de inicio. - Haz clic en este evento inicial para indicar el tipo de evento que quieres. Basándonos en el caso, como nos interesa enviar un mail cuando se modifica el estado, seleccionaremos el evento “ESTADO ACTUALIZADO”.
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Clic en ”+ Guardar”.
Diseñar (editar) flujo: tarea de usuario
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En el menú lateral seleccionamos y arrastramos el elemento “Crear tarea de usuario” hacia al lado de nuestro evento inicial. Haz clic en esta tarea para indicar el nombre de la tarea, su responsable y si pertenece a un equipo, y clic en “Añadir”.
Por ejemplo:
Diseñar (editar) flujo: cambiar etapa
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Añadiremos una acción. Indicaremos “Cambiar etapa”, luego clic en el botón “Siguiente”.
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En este momento nos preguntará en qué etapa o proceso queremos vincularlo. Clic en “+ Añadir” al final. Dado que nos interesa que se envíe un correo cuando la etapa cambie a Ganada, indicaremos lo siguiente:
Diseñar (editar) flujo: enviar plantilla de correo
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En el menú lateral, seleccionamos el elemento "Crear acción” (nómbrala, por ejemplo: enviar correo). En la ventana lateral que se abre, selecciona enviar correo usando una plantilla (para poder lanzar esta plantilla debes haberla creado previamente).
Recuerda:
Entre tarea y tarea recuerda añadir flechas para relacionar una acción con la siguiente. Cuando finalices, recuerda añadir tu evento final.
Diseñar (editar) flujo: evento final
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Finalmente, es necesario añadir el evento final para cerrar tu flujo.
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Una vez finalizado tu flujo, clic, arriba en el botón publicar. Así es como debería verse tu flujo:
Para iniciar el flujo automático en tu proceso de venta:
- Clic en Oportunidades en la barra lateral del menú principal y selecciona la oportunidad que desees.
- Pulsa la pestaña Automatización (esta pestaña se activará solamente cuando hayas creado tus flujos previamente).
- En el apartado de Ejecutar automatizaciones, pulsa el botón "Iniciar" para activar tu flujo.