¿Cómo gestionar la entidad procesos?

Además de conectar entidades, debemos elegir las propiedades de dicha conexión para que aparezcan en la entidad procesos.

Como nos encontramos con un caso en que queremos conectar las entidades Proceso - Cliente, la generación de propiedades se debe hacer desde la gestión de la entidad cliente, porque es de donde vendrá dicha vinculación. Si deseas información más detallada acerca de la gestión de la entidad cliente, accede al artículo.

Nota: de igual manera, si se quiere hacer una relación Proceso - Proceso, la generación de propiedades se deberá hacer desde la gestión de la entidad proceso.

1. Desde la configuración avanzada, accede a la pestaña “Propiedades” de la gestión entidad cliente para generar o modificar propiedades. En esta instancia encontrarás el listado de propiedades creadas por el sistema y propiedades personalizadas por tu equipo de trabajo, en el caso de disponer de ellas.

2. Pulsa al botón de los tres puntos  de la propiedad específica y seguidamente a “ Editar propiedad” si deseas modificarla, o bien, pulsa el botón “Crear” y rellena los campos requeridos para generar una de nueva.

   

   • Elige el tipo de formato donde se almacenará la información de la entidad, el nombre y el nombre interno, una pequeña descripción y la familia de agrupación de propiedades.

Ahora sí, desde el espacio de gestión de la entidad procesos, en la pestaña ”Relaciones” podrás establecer conexiones entre entidades.

Por un lado, encontramos las relaciones previamente creadas por el sistema (estas no son modificables). Y por otro lado, en la parte superior derecha localizamos el botón “Crear” con el que, rellenando los campos requeridos, produciremos la nueva vinculación.

1. Deberás añadir la clase de entidad a la que se va a realizar la vinculación mediante el desplegable, en nuestro caso es un cliente la entidad a conectar, el nombre de la relación y su nombre interno para la fácil identificación, y, de manera opcional, la descripción de la relación para aclarar su desempeño.

2. Pulsa en “Siguiente” para continuar con el proceso. Ahora, selecciona las propiedades a conectar propias de la entidad cliente.

   

3. Encontrarás propiedades fijas y propiedades a añadir. Busca mediante el buscador, los filtros avanzados, o bien, desliza la página hasta encontrar las propiedades deseadas y márcalas. Por último, haz clic en “Crear”. De manera instantánea, la conexión aparecerá en el listado de relaciones de la entidad procesos.

4. Si deseas editar cualquier aspecto de la relación o bien deseas eliminar la vinculación, haz clic a los tres puntos que se encuentran en la parte lateral derecha.

   

Si además de que se vinculen los campos, quieres tenerlos disponibles como fuente principal en las fichas de tus oportunidades o servicios, deberás personalizar las propiedades a visualizar en la pestaña “Personalizar vistas”.

Desde este espacio tendrás la posibilidad de configurar la información que se muestra en las distintas vistas de la entidad por la plataforma.  En nuestro caso, vamos a personalizar la información a mostrar en el cuadro resumen del módulo oportunidad/servicio. Para ello, clic en la opción “Vista detalle”.

 Se abrirá el espacio de edición tal como se muestra en la imagen.

• En el panel de propiedades se ubican las propiedades diferenciadas por clase y más abajo se encuentran las relaciones creadas en la entidad proceso. A su vez, en la parte superior, encontramos un buscador que facilita la búsqueda de propiedades o relaciones personalizadas.
• En la parte derecha de la página encontramos la disposición de las propiedades. Desde aquí podrás visualizar el total de propiedades que se encuentran en la vista, además de reordenar y eliminar las que consideres.

Como hemos generado la relación “Datos relevantes del cliente” vamos a incluir las propiedades de esta relación al cuadro resumen.

1. Baja un poco el panel hasta encontrar la sección Detalles relevantes de cliente, y despliega todas las clases de propiedades.

   

2. Busca, elige y añade las que consideres (pulsando al botón de ”+” o arrastrándolas al panel derecho).

3. Desde el panel derecho, ordénalas o elimínalas según tus preferencias. En la parte superior del panel, con un color más grisáceo, hay propiedades fijas e inamovibles.

   

4. No olvides guardar el proceso una vez finalizado dando clic al botón "Guardar" ubicado en la parte superior derecha.

¿Cómo se ven?

Para visualizar, finalmente, las propiedades configuradas deberás dirigirte al módulo Oportunidades o al módulo Servicios del menú lateral izquierdo y, posteriormente, elegir el registro deseado.

Como ves, en el cuadro resumen aparecen las tres propiedades que hemos editado con anterioridad.  Por el momento están vacías ya que, en este registro aún no se le ha asignado ningún cliente.

Para ello:

1. Deberemos ir al botón de “Ver más”, ubicado en la parte superior derecha del bloque resumen, donde se abrirá un panel lateral con información adicional acerca del registro en cuestión.

2. Si deslizas la pestaña hasta abajo del todo, podrás visualizar el total de relaciones personalizadas creadas. Entre ellas, la de “Datos relevantes del cliente”.

   

3. Pulsa “+ Añadir” para seleccionar el cliente que quieras vincular con el registro.

4. Una vez seleccionado, si dispones de la información acerca de número de documento, teléfono de contacto y correo electrónico, se rellenarán automáticamente las propiedades del cuadro resumen de tu oportunidad o servicio. Si no es así, deberás pulsar al cliente en cuestión y rellenar sus campos. Una vez aportada la información, de manera automática en el cuadro resumen de tus registros, aparecerá vinculada y actualizada la información.

En esta pestaña, puedes crear carpetas personalizadas, además de las que el sistema te ofrece de forma predeterminada (oferta, solicitud y contrato). Estas carpetas estarán disponibles en la sección de Documentos de tus oportunidades, permitiéndote visualizar y añadir archivos relacionados con ellas.