Saca el máximo provecho
Con el tiempo es normal que un mismo cliente o contacto acabe registrado más de una vez. Con Fusionar duplicados puedes unificarlos en un solo registro y mantener tus datos limpios y fiables.
- Vista rápida de los clientes y contactos que pueden estar repetidos.
- Coincidencia alta, media o baja para saber lo probable que es que dos registros sean el mismo.
- Control sobre qué registro se mantiene como principal y qué datos conservas, campo a campo.
- Fusión de uno en uno o de varios a la vez, según cuántos duplicados tengas.
- Tranquilidad: los registros duplicados se archivan, no se borran, y todo queda registrado.
¿Cómo funciona?
Si tienes dos clientes con los mismos datos, lo más probable es que sean un duplicado. Wattwin los detecta y los agrupa en grupos de posibles duplicados, por ejemplo, porque comparten nombre y apellido, número de documento o correo electrónico.
Cada grupo muestra una coincidencia que te indica lo seguros que estamos de que sean el mismo registro: alta (por ejemplo, mismo nombre, apellido y número de documento), media o baja (hay datos que se parecen, pero no todos).
Dentro del grupo, Wattwin marca con la etiqueta Principal el registro que se queda al fusionar. Suele ser el que tiene los datos más completos. También verás las entidades vinculadas a cada registro, como puntos de suministro, presupuestos o instalaciones, y su fecha de creación, para que decidas con toda la información.
Al fusionar, los registros duplicados no se eliminan: pasan a estar archivados.
Nota: esta herramienta solo está disponible para los usuarios con perfil de full admin.
Paso a paso
Empieza accediendo a la herramienta y, después, elige cómo quieres fusionar: de uno en uno o varios a la vez.
¿Cómo acceder a Fusionar duplicados?
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Entra en Configuración > Gestión de datos > Fusionar duplicados.
- Elige la pestaña Clientes o Contactos, según lo que quieras revisar.
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La primera vez no verás ningún grupo. Pulsa Actualizar datos para que Wattwin analice tu base de datos. Tendrás que pulsarlo cada vez que quieras hacer una nueva búsqueda de duplicados. Junto al botón verás cuándo fue la última actualización.
Nota: el análisis tarda unos minutos. Si tienes muchos datos, puede llegar a tardar hasta 20 minutos. Puedes seguir trabajando con normalidad: se hace en segundo plano.
¿Qué verás en el listado de grupos?
En la pestaña Duplicados ves los grupos que Wattwin ha detectado. Con el desplegable de estado eliges cuáles mostrar: por defecto verás los grupos Pendientes, es decir, los que aún no has revisado, y también puedes consultar los Descartados, los que has marcado como «No es duplicado».
Cada grupo muestra el nombre, cuántos registros lo forman y su coincidencia (alta, media o baja). Debajo verás, para cada registro, sus datos principales, las entidades vinculadas y la fecha de creación. A la derecha tienes los botones No es duplicado y Fusionar.
Para encontrar un grupo más rápido, puedes buscar por nombre, filtrar y ordenar la lista, por ejemplo, por coincidencia. Desde Historial de fusiones consultas las fusiones que ya has hecho.
Fusionar un grupo de duplicados (individual)
Es la mejor opción cuando quieres revisar con calma qué datos se conservan. Son tres pasos.
- Pulsa Fusionar en el grupo que quieras revisar. Se abre la ventana Fusionar clientes, en el paso Elegir registros. Por defecto aparecen todos marcados: desmarca los que no quieras incluir en la fusión. El registro principal aparece siempre marcado. Cuando estés listo, pulsa Siguiente.
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En el paso Resolver datos, solo aparecen los campos que están rellenados en más de un registro y con valores diferentes, por ejemplo, los apellidos, el teléfono o el idioma de contacto. En cada uno, elige el valor que quieres conservar. Por defecto, está marcado el del cliente principal.
Si activas Completar con los datos de otros registros, cuando un dato esté vacío en el principal y otro registro lo tenga, se añadirá al principal. Las entidades vinculadas de todos los registros pasan siempre al principal.
Cuando estés listo, pulsa Ver resumen.
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Al pulsar Ver resumen llegas al paso Resumen. Verás un aviso de que la fusión no se puede deshacer y cómo quedará el cliente con los datos que has elegido. Al fusionar, el resto de registros se archivan y todas sus entidades vinculadas pasan al cliente principal. Si todo es correcto, pulsa Fusionar.
Nota: la fusión no se puede deshacer. Revisa bien el resumen antes de confirmar.
Cuando termine, el registro principal se mantiene y los demás quedan archivados. En el listado de clientes los reconocerás por la etiqueta Archivado, que además te indica con qué cliente se han fusionado.
Fusionar varios grupos a la vez (masiva)
Ideal cuando tienes muchos grupos y no necesitas revisarlos uno a uno. En el historial de fusiones aparece como Fusión en lote.
- En el listado de grupos, marca la casilla de cada grupo que quieras fusionar. Si quieres incluirlos todos, marca Seleccionar todos.
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Pulsa el botón de fusión y confirma.
Nota: en la fusión masiva no eliges los datos campo a campo. Wattwin conserva siempre los datos del registro principal de cada grupo. Si quieres decidir qué valor se queda, fusiona el grupo de forma individual.
Nota: si en un grupo hay un registro que es instalador, agente o colaborador de otros clientes, solo puede quedar como registro principal. Los grupos que no se pueden fusionar por este motivo aparecen como fallidos y la fusión en lote queda como Parcial en el historial.
Descartar y restaurar grupos
Wattwin te propone grupos, pero eres tú quien sabe si de verdad son el mismo registro. Si no lo son, puedes marcar el grupo como «No es duplicado».
- Pulsa No es duplicado en el grupo que quieras descartar.
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El grupo deja de aparecer en Pendientes y no volverá a aparecer ahí. Para verlo, abre el desplegable de estado y elige Descartados. Verás un mensaje que indica qué usuario lo marcó como «No es duplicado» y cuándo.
- Si cambias de opinión, pulsa Restaurar en el grupo para que vuelva a aparecer en Pendientes.
Consultar las fusiones realizadas
Todo lo que fusionas queda registrado, para que puedas revisarlo cuando quieras.
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Pulsa Historial de fusiones, en la parte superior derecha. Se abre un panel con las fusiones lanzadas en tu espacio de trabajo, de la más reciente a la más antigua. De cada una verás el tipo (por ejemplo, Fusión de clientes o Fusión en lote), quién la hizo, cuándo y cuántos registros se han fusionado. Cada fusión muestra su estado: Completada o Parcial.
Si una fusión en lote queda como Parcial, verás cuántos grupos han fallado y el motivo. Desde este mismo panel puedes reintentar las fusiones que han fallado.
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Abre la ficha del cliente y consulta su registro de actividad. Aparecerá una entrada de cliente fusionado que indica qué registro se ha fusionado con cuál.
¿Cómo saber si un cliente puede estar duplicado?
No hace falta entrar en Configuración para detectarlo. Cuando buscas un cliente en el listado de clientes y forma parte de un grupo de posibles duplicados, Wattwin muestra el aviso Posible duplicado junto a su nombre.
Si pasas el ratón por encima del aviso, verás a cuántos grupos de posibles duplicados pertenece y su coincidencia (alta, media o baja). Haz clic para revisar y fusionar los duplicados.
Este aviso lo ven todos los usuarios, no solo los full admin, para que sepan que hay otro cliente parecido. Si eres full admin, te sirve además de atajo para ir directamente a gestionar ese duplicado.
Saber más
Si tienes dudas sobre qué registro conviene mantener como principal o necesitas ayuda con una fusión, escríbenos a customer@wattwin.com. Estaremos encantados de ayudarte.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede fusionar duplicados?
Solo los usuarios con perfil de full admin. Si no ves la opción en Gestión de datos, pídele a un full admin de tu organización que revise tus permisos.
¿Se eliminan los registros duplicados?
No. Se archivan, de modo que no desaparecen de Wattwin. Los reconocerás por la etiqueta Archivado.
¿Puedo deshacer una fusión?
No. Una vez confirmada, la fusión no se puede deshacer. Por eso, antes de confirmar, te mostramos un resumen de cómo quedará el registro con los datos que has elegido.
¿Puedo fusionar tanto clientes como contactos?
Sí. La herramienta tiene dos pestañas, Clientes y Contactos, y funciona igual en las dos.
¿Qué significa coincidencia alta, media o baja?
Indica cuántos datos comparten los registros del grupo. Es alta cuando coinciden datos clave, como el nombre, el apellido y el número de documento. Es baja cuando hay datos que se parecen, pero no todos. Te recomendamos revisar con más calma los grupos de coincidencia baja.
¿Qué datos se conservan al fusionar?
Por defecto, los del registro principal, que es el que Wattwin considera más completo. Si fusionas de forma individual, puedes elegir otro valor en los campos que difieren. En la fusión masiva se conservan siempre los del principal.
¿Por qué no aparece un duplicado que acabo de crear?
El análisis de duplicados no es en tiempo real: se hace bajo petición. Pulsa Actualizar datos y espera unos minutos para que se tengan en cuenta los últimos registros. Junto al botón ves la fecha y hora de la última actualización.
¿Qué hago si un grupo no es realmente un duplicado?
Puedes desmarcar el registro que no corresponde dentro del grupo o marcar todo el grupo con No es duplicado. Si te equivocas, podrás restaurarlo desde el filtro Descartados, con el botón Restaurar.
¿Cómo sé qué se ha fusionado y cuándo?
En Historial de fusiones y en el registro de actividad del cliente verás qué registros se han fusionado.
Veo el aviso «Posible duplicado», pero no puedo fusionar. ¿Por qué?
El aviso lo ven todos los usuarios, pero solo los full admin pueden fusionar. Si crees que hay que unificar esos registros, avisa a un full admin de tu organización.